Офис-менеджмент в условиях современного предприятия черезвычайно важен. Качество и эффективность работы аппарата управления в каждой организации во многом определяется умением офис-менеджера со знанием дела выполнять свои обязанности, освободить руководителя от нерациональной затраты времени на выполнение технических функций.

Актуальность данной работы обусловливается тем, что в России возложение на секретаря или администратора обязанностей офис-менеджера объясняется помимо различных особенностей нашего менталитета, также и стремлением отечественных работодателей к универсализации персонала и экономии средств на человеческие ресурсы.

На сегодняшний день офис-менеджер – это руководящая должность. Так как все должности, содержащие в своем наименовании слово менеджер (англ. Manager – управляющий, заведующий, директор) так или иначе, предполагают наделение работника руководящими полномочиями.

Основной задачей офис-менеджера является эффективное управление офисом: его материально-техническим обеспечением, делопроизводством, и главное-персоналом офиса. Офис-менеджер не принимает решений по вопросам, входящим в компетенцию своего руководителя, однако она непосредственно участвует в проведении в жизнь принятых решений.

И здесь личные качества офис-менеджера, такие, как энергичность, самодисциплина, самоконтроль, решительность, доброжелательность, чувство справедливости, наряду с личным обаянием играют большую роль. Офис-менеджер представляет руководителя также перед другими учреждениями, и по ней зачастую судят как о ее руководителе, так и о ее организации.

Предлагаемая программа обучающего семинара предназначается для всех желающих получить полное представление об административно-хозяйственной деятельности, основная цель которой заключается в создании условий, обеспечивающих эффективную работу аппарата управления и структурных подразделений офиса.

Курсы офис-менеджеров

Наименование курса: Офис-менеджер

Продолжительность курса: 60 академических часов

Место проведения: г.Ульяновск, ул. Гончарова, д. 34А, офис 208

Документ, выдаваемый выпускникам: свидетельство

Учебная программа

1. Современный офис. Служебные обязанности офис-менеджера.

1.1. Современный офис. Назначение и задачи работы офиса.
1.2. Виды современных организаций и место офис-менеджера в них.
1.3. Современные принципы управления.
1.4. Функция менеджмента планирование.
1.5. Методы стратегического и тактического планирования
1.6. Определение потребности в персонале. Кадровое планирование.
1.7. Штатное расписание и другие организационные документы.
1.8. Функция менеджмента контроль.
1.9. Цели, способы, признаки и последствия контрольных мероприятий.

2. Организация, технология и психология управления персоналом офиса.

2.1. Виды, достоинства и недостатки организационных структур.
2.2. Построение организационной структуры офиса.
2.3. Функции (основные направления деятельности) офис-менеджера.
2.4. Зонирование офиса.
2.5. Функция менеджмента управление. Норма управляемости.
2.6. Сфера деятельности и виды ответственности сотрудников офиса
2.7. Делегирование полномочий и ответственности.

3. Мотивация персонала. Управление конфликтами.

3.1. Функция менеджмента мотивация.
3.2. Структура мотивационного процесса.
3.3. Классификация потребностей.
3.4. Классификация стимулов.
3.5. Мотивационные методы и мотивационные стратегии.
3.6. Потребности, мотивирующие руководителя.
3.7. Типы менеджеров и их место в современном управленческом поле.
3.8. Стили взаимоотношений в рабочей группе.
3.9. Стадии развития группы и действия менеджера на каждой из них.
3.10. Признаки образования и способы деструктуризации негативно ориентированной группы.

4. Расстановка и сопровождение персонала.

4.1. Личные качества офис-менеджера.
4.2. Этика деловых взаимоотношений в группе.
4.3. Разработка требований к персоналу. Должностные инструкции.
4.4. Методики поиска, набора и отбора персонала.
4.5. Определение психотипов.
4.6. Учет личностных характеристик при подборе и расстановке кадров.
4.7. Задачи и способы адаптации, ориентации и социализации сотрудников.
4.8. Управление карьерой персонала.

5. Документационное обеспечение управления. Основы делопроизводства.

5.1. Цели, задачи и основные принципы организации делопроизводства.
5.2. Роль офис-менеджера в организации работы с документами в фирме.
5.3. Классификация документов.
5.4. Общие требования к оформлению документов. Реквизиты документов. Бланки документов. ГОСТ Р 6.30-2003г. документооборота на фирме.
5.5. Текущее и архивное хранение документов. Эффективность документооборота.

6. Оформление документов. Организация документооборота в фирме.

6.1. Особенности составления, разновидности и структура текста некоторых видов документов.
6.2. Основные принципы организации документооборота в фирме.
6.3. Номенклатура дел.
6.4. Регистрация документов.
6.5. Контроль исполнения документов.

7. Практическое оформление документов на компьютере, создание шаблонов документов.

8. Хозяйственная работа офис-менеджера.

8.1. Организация снабжения офиса.
8.2. Анализ предложения, структура цены товара, система скидок.
8.3. Организация системы хранения, учета и выдачи предметов и средств труда.
8.4. Полная материальная ответственность. Передача товароматериальных ценностей от одного материально-ответственного лица другому.
8.5. Инвентаризация хозяйства офиса.
8.6. Материально-техническое обеспечение переговоров и презентаций.
8.7. Участие офис-менеджера в этих мероприятиях.

9. Практика договорной работы офис-менеджера.

9.1. Понятие договора. Виды договоров, заключаемых с участием офис-менеджера.
9.2. Форма договора на примере договора купли-продажи.
9.3. Документальное подтверждение исполнения договорных обязательств.
9.4. Виды ответственности за неисполнение обязательств.
9.5. Способы принудительного исполнения договоров.
9.6. Последствия недействительности договоров.

10. Основы бухгалтерских знаний для офис-менеджера.

10.1. Методы бухгалтерского учета.
10.2. Порядок получения товароматериальных ценностей.
10.3. Правила оформления и методика проверки доверенности.
10.4. Денежные средства на расчетном счете. Безналичные платежи.
10.5. Денежные средства в кассе. Первичные кассовые операции. Наличные платежи.
10.6. Денежные средства на валютном счете.
10.7. Документы, сопровождающие эти операции. Составление авансовых отчетов.

11. Деловой этикет.

11.1. Общение и этика
11.2. Приоритеты этикета.
11.3. Правила поведения в офисе.
11.4. Офисный стиль одежды.
11.5. Вербальный этикет.
11.6. Встреча гостей и партнеров.
11.7. Оформление и использование визитных карточек.

12. Пользователь персонального компьютера.

12.1. Ознакомление с работой компьютера.
12.2. Основные элементы ОС Windows. Работа в Windows.
12.3. Текстовый редактор Word.
12.4. Электронные таблицы Excel.
12.5. Интернет и электронная почта.

Зачетное занятие.

Чтобы стать слушателем курса офис-менеджеров, Вам необходимо подойти в учебный отдел нашего Центра, заключить договор на обучение и оплатить стоимость курса. По условию договора абитуриент может внести предоплату (50% от стоимости обучения на курсах). Вторая часть оплаты вносится во время обучения, до середины курса.